Eventi all’aperto: una checklist di tutto quello che serve

di | 10 Gennaio 2022

Stai preparando un evento all’aperto in cui prevedi ci siano numerosi partecipanti ed è importante per questo che tutto fili liscio e senza intoppi? Quella che segue è una breve checklist delle cose di cui non puoi assolutamente dimenticarti e che faresti meglio a controllare prima del grande giorno.

Dalle autorizzazioni al servizio di catering e agli inviti: cosa serve per un evento all’aperto

A partire dalla richiesta delle autorizzazioni. Se il tuo evento si tiene in uno spazio pubblico come una piazza, un lungomare, eccetera hai bisogno di chiedere il permesso all’occupazione del suolo pubblico al Comune di riferimento: le tempistiche per ottenerlo variano a seconda di una serie di fattori (se organizzi un evento per conto di una no-profit, se il luogo che hai scelto è sottoposto a tutela paesaggistica, eccetera) e per essere sicuri è meglio muoversi con largo anticipo.

Contestualmente potresti dover chiedere altri permessi come quelli per la somministrazione di cibi e bevande, se intendi farla, o quello per la deroga al rumore nel caso di uno spettacolo o di uno spettacolo musicale, circostanza in cui è necessaria anche un’apposita richiesta alla SIAE. Se il posto all’aperto in cui intendi svolgere il tuo evento è, invece, di proprietà privata accertati per tempo di prenotarlo, pagare un acconto sul fitto e concordare con i proprietari una serie di dettagli come se la location sarà a tua disposizione esclusiva, se ci sono particolari norme di sicurezza da rispettare o responsabili della sicurezza con cui condividere un piano operativo dell’evento, eccetera.

Il secondo punto altrettanto cruciale è: assicurati di aver prenotato tutti quei servizi di cui non puoi occuparti da solo. Se durante il tuo evento vorrai offrire da bere e da mangiare potresti aver bisogno di un catering infatti e, quasi sempre, anche se non stai organizzando un vero e proprio spettacolo musicale, all’esterno avrai bisogno di un service che si occupi di illuminazione e amplificazione dei microfoni. Proprio perché all’esterno potresti dover contattare una ditta di noleggio bagni chimici Milano che possa installare una congrua quantità di servizi igienici a disposizione dei partecipanti. A seconda del tipo di occasione, ancora, potresti avere necessità di hostess e altro personale di servizio o di addetti alla sicurezza. Muoviti anche in questo senso in largo anticipo soprattutto se le date del tuo evento coincidono con quelle di altre manifestazioni, cosa che può far ridurre l’offerta o altrettanto indesiderabilmente alzare le tariffe.

In questo periodo più che mai, le occasioni pubbliche sono sottoposte a una serie di regole su numero di partecipanti, misure igienico-sanitarie e via di questo passo: controlla quali siano le disposizioni più attuali già in fase di organizzazione e continua a farlo anche pochi giorni a ridosso della data in questione.

Non ultimo verifica di aver dato al tuo evento la giusta risonanza. Se è un evento a invito significa accertarsi che tutti gli invitati abbiano ricevuto le dovute comunicazioni e, per questioni organizzative, è sempre meglio avere quante più conferme di presenza possibile. Se è un evento a ingresso libero o per cui siano disponibili dei biglietti, invece, controlla che la stampa ne abbia parlato adeguatamente nella sua agenda locale e che il tuo sito e le tue pagine social abbiano sezioni ad hoc sempre aggiornate e in cui gli interessati possano trovare tutte le informazioni di cui hanno bisogno.

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